Niektóre organizacje pozarządowe mają dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Tak jest m.in. w przypadku organizacji – przedsiębiorców. Kiedy uznajemy, że NGO jest przedsiębiorcą i jakie ma wtedy dodatkowe obowiązki?

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Nasza fundacja zarejestrowała się w rejestrze przedsiębiorców na początku ubiegłego roku. Zastanawiamy się, czy powinniśmy wobec tego złożyć sprawozdanie do KRS, skoro tak naprawdę organizacja nie rozpoczęła prowadzenia działalności gospodarczej. W 2017 roku nie zarabialiśmy na swoich działaniach – czy to oznacza, że jesteśmy zwolnieni z obowiązków sprawozdawczych wobec KRS?

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA:

Kiedy NGO ma obowiązek złożenia w KRS sprawozdania finansowego?

Zgodnie z przepisami organizacje pozarządowe zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców mają coroczny obowiązek złożenia w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą to sprawozdanie bez względu na to, czy faktycznie w danym roku prowadziły działalność gospodarczą, czy nie.

Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje organ wskazany w statucie danej organizacji, może to być np. rada fundacji, zarząd czy walne zebranie członków stowarzyszenia.

W jakim terminie NGO składa w KRS sprawozdanie finansowe?

Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS to 15 dni od daty jego zatwierdzenia. Jeśli więc sprawozdanie za 2017 r. zostanie zatwierdzone przez organizację np. 20 czerwca 2018 r., to musi być ono złożone do KRS najpóźniej do 5 lipca 2018 roku.

Dla organizacji, których rok obrotowy równy jest rokowi kalendarzowemu (jest ich zdecydowana większość), ostatecznym terminem na podjęcie uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe jest 30 czerwca (czyli 6 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego). Jeśli więc sprawozdanie finansowe będzie zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu, to termin złożenia sprawozdania mija 15 lipca – ponieważ jednak w 2018 r. 15 lipca to niedziela, graniczny termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, czyli na 16 lipca 2018 r.

UWAGA: W 2018 roku sprawozdania do KRS składamy TYLKO elektronicznie!

W 2018 r. zmieniła się forma, w jakiej dostarczamy KRS-owi sprawozdanie finansowe. Wcześniej można było je wysłać pocztą lub nawet zanieść osobiście do sądu. Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe składamy do KRS za pośrednictwem strony internetowej – elektronicznie. W 2018 r. nie zmienił się więc zasadniczy kształt obowiązku sprawozdawczego (obowiązują te same terminy, wzory sprawozdań, ta sama jest grupa podmiotów zobowiązanych do składania sprawozdań) – zmieniła się za to FORMA złożenia sprawozdania do KRS.

Zgłoszenie sprawozdania online wymaga podpisu elektronicznego. Może być być podpis złożony przez profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny kwalifikowany.

Sprawozdania finansowe organizacji pozarządowych prowadzących działalność gospodarczą składane są do KRS za pośrednictwem strony internetowej: ekrs.ms.gov.pl. Organizacja – a właściwie osoba z organizacji (najlepiej wybrana osoba z zarządu) tworzy na stronie ekrs.ms.gov.pl konto. Musi przygotować w formie pliku (w odpowiednim formacie, np. jpg lub pdf) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informację uzupełniającą) oraz uchwałę właściwego organu zatwierdzającą sprawozdanie. Złożenie sprawozdania przez ekrs.ms.gov.pl jest bezpłatne.

Jak złożyć sprawozdanie drogą elektroniczną zobacz:
Sprawozdanie finansowe do KRS tylko w formie elektronicznej [infografika]

Odpowiadając na pytanie organizacji pozarządowej o sprawozdanie z działalności gospodarczej:

Fundacja zarejestrowana w zeszłym roku w rejestrze przedsiębiorców ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do KRS wraz z uchwałą je zatwierdzającą. Uwaga! Złożenie sprawozdania do KRS nie zwalnia organizacji od złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.

Zobacz wszystkie ważne terminy i obowiązki sprawozdawcze:
W maju i czerwcu piszemy o sprawozdaniach [infografika]

Kiedy organizacje zarejestrowane w KRS nie składają tam sprawozdania

Opisaliśmy sytuację, kiedy NGO zarejestrowana jest w KRS – w rejestrze przedsiębiorców. Taka organizacja składa do KRS sprawozdanie finansowe, nawet jeśli realnie nie prowadzi działań gospodarczych (i z tego powodu ma wątpliwości, czy obowiązek jej dotyczy).

Zdarza się też jednak odwrotna sytuacja. Organizacja pozarządowa jest zarejestrowane w KRS – w rejestrze stowarzyszeń i innych organizacji społecznych (ale nie w rejestrze przedsiębiorców) i obawia się, że dotyczy jej obowiązek wysyłania sprawozdań do KRS. Wyjaśniamy – NIE DOTYCZY! Taka organizacja nie składa sprawozdania finansowego do KRS, ponieważ nie widnieje w rejestrze przedsiębiorców. Sprawozdania do KRS składają TYLKO organizacje pozarządowe zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2018 r. poz. 395 z późn. zm.)

Art. 69. 1. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 700 z późn. zm.)

Art. 40. W dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:

1. przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy, z tym że w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji przedmiot działalności i przedmiot przeważającej działalności określa się dla oddziału;
2. wzmiankę o złożeniu sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, z oznaczeniem dat ich złożenia i roku obrotowego;
3. wzmiankę o złożeniu sprawozdania z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską, na podstawie przepisów o rachunkowości;
4. wzmiankę o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty;
5. wzmiankę o złożeniu sprawozdania z działalności, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego;
   5 a. wzmiankę o złożeniu sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego;
6. (uchylony)
7. wzmiankę o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego;
8. informację o dniu kończącym rok obrotowy.

Źródło: http://poradnik.ngo.pl